Ga terug naar de referenties pagina
Referenties pagina


Image

Image

klantenverhaal


Teamleader

Teamleader is een CRM (client relationship management) cloud solution. Stijn Van Walle, CFO bij Teamleader vertelt: “Wij bieden een systeem aan waarmee ondernemingen klantengegevens kunnen bijhouden, waarin ze projecten kunnen koppelen aan klanten, facturatie kunnen doen op basis van tijdsregistratie, mailings kunnen sturen naar bepaalde segmenten ... Kortom: onze klanten, namelijk bedrijven met tussen de 2 en 50 werknemers, kunnen hun volledige verkoopcyclus in Teamleader opvolgen.” Teamleader is in België gestart in 2012, in 2015 opende het bedrijf kantoren in Nederland en Duitsland, in 2016 in Spanje. Voorjaar 2017 staat de opening van de kantoren in Frankrijk en Italië op de planning.

De vraag

Stijn Van Walle: “We zijn gestart als klein bedrijf en deden het cijferwerk en de boekhouding in Excel. Maar naarmate het bedrijf groeide, stelden we vast dat die manier van werken heel tijdsrovend en weinig efficiënt werd. Zeker in ons geval: wij hebben verschillende juridische entiteiten in de verschillende landen en op het einde van de rit moesten wij, als onze boekhouding rond was, de verschillende data exporteren in Excel en pivoteren. Daarna werd er een rapportering gemaakt, ook in een Excel-template. Pas dan konden wij de cijfers nakijken. Als er een foutje in de data school, werd de hele oefening opnieuw gedaan. We verloren zo op een bepaald ogenblik twee tot drie dagen per maand, alleen maar om alle gegevens correct weer te geven in het juiste formaat.” “Daarom gingen we op zoek naar een rapporteringsmiddel dat ‘easy to use’ en betaalbaar is, en makkelijk te koppelen aan ons systeem. Zo kwamen we bij LucaNet uit. We merkten meteen dat dit softwarepakket ontwikkeld is door iemand die een finance achtergrond heeft. Andere tools pakken vooral uit met de dashboarding: je kan er heel mooie pie charts en grafieken in maken. Leuk, maar dat is niet de essentie van zo’n tool. De juiste data op een rijtje zien, kunnen analyseren, er vanuit financieel oogpunt naar kijken en bijsturen waar nodig: dat is voor mij de essentie.”

De implementatie

“Kristof Vanherle van Seefo kwam langs voor de technische implementatie. Die is snel en vlot verlopen”, licht Stijn toe. “Eén persoon in het finance team heeft in een eerste fase geleerd hoe we met het systeem kunnen werken. Kristof kwam een viertal keer langs om de training te geven. Nu kan die persoon met het systeem overweg, en coacht die de rest van het finance team.” “Op termijn willen we ook de verantwoordelijken van de overige departementen in het bedrijf met LucaNet vertrouwd maken en toegang geven tot een gedeelte ervan. Zo krijgen ze de flexibiliteit om zelf die data uit het systeem te halen die ze nodig hebben. Het marketingdepartement zou zo bijvoorbeeld perfect zélf kunnen zien wat de marketinguitgaven zijn per maand, details kunnen vergelijken … ” “De training van Seefo bij de start was nodig, maar ook voldoende. Nu kunnen we zélf rapporten maken, templates bouwen, … en hebben we nog weinig steun nodig. Het korte implementatietraject zorgt ervoor dat LucaNet best budgetvriendelijk is.”

Het resultaat

“We zijn nu vier maanden bezig met LucaNet: het is twee maanden intern getest en we zijn twee maanden ‘fully operational’. Onze investeerder heeft nu ook toegang tot alle gegevens, we hebben rapporten gemaakt, zowel intern als extern voor onze investeerder. De planning is om het systeem op termijn verder uit te breiden. Zo zullen we op basis van de feedback en vragen van onze investeerder enkele nieuwe elementen toevoegen in LucaNet.” “LucaNet bespaart ons heel wat tijd. Rapportering duurt nu nog vijf minuten. Correcties zijn heel makkelijk geboekt en worden meteen in alle data verwerkt. Je kan heel snel schakelen en corrigeren. Doordat onze investeerder al met hetzelfde systeem werkte, is het extra gemakkelijk. In plaats van Excel-data te moeten kopiëren en door te mailen, zoals we vroeger deden als de rapportering klaar was, kunnen we nu gewoon toegang geven tot onze data in LucaNet.” “In elk land waar Teamleader nu kantoren heeft, hebben we een eigen juridische entiteit en dus een eigen boekhouding, maar op het einde van de rit moeten we alles kunnen consolideren in één groot geheel. Dankzij LucaNet kan dat makkelijk. Heel wat afdelingen binnen Teamleader worden centraal aangedreven, maar omdat we voor verschillende landen werken, moeten de centrale kosten verdeeld kunnen worden over de landen.” “Zo worden bijvoorbeeld de kosten van de boekhouding verdeeld over de verschillende landen. Die verdeling of boeking gebeurt in de Belgische entiteit. Als je dus naar de data in Spanje kijkt, zie je die kosten niet. Bij de consolidatie zorgt LucaNet ervoor dat de boekingen met een code Spanje, die weliswaar uit een ander land komen, bijvoorbeeld België, in die rapportering worden toegewezen aan de Spaanse boeking. Je krijgt onmiddellijk een volledig up-to-date overzicht van alles en ziet ook écht hoe goed of hoe slecht een land aan het presteren is. Dat is uiteraard essentieel om te kunnen bijsturen waar nodig.”

De belangrijkste voordelen op een rij

Stijn Van Walle: “De allergrootste troef is dat LucaNet heel eenvoudig is om te gebruiken. Ik toets zoiets altijd af met de volgende vraag: kan ik dit systeem uitleggen aan mijn dochter van zeven jaar oud? Als dat niet het geval is, dan is het te ingewikkeld. En een te complex systeem verwatert zodra de persoon die er alles over kent, verdwijnt uit het bedrijf. Dat zal bij LucaNet niet het geval zijn. Het is heel eenvoudig, je kan er snel data in aanpassen en het is makkelijk om nieuwe dingen toe te voegen.” “Je merkt dat LucaNet ontwikkeld is door iemand met een financiële achtergrond. Het is geen marketing driven tool die ‘nice & handy’ is, maar waar je eigenlijk de essentiële gegevens in mist. Dit is écht een analysetool. Dat is de grote sterkte. LucaNet geeft je vanuit een financieel oogpunt een goeie rapportering die ook begrijpelijk is voor mensen die geen financiële background hebben. Je kan er overigens niet enkel financiële data in kwijt, maar ook niet-financiële data. Wij integreren er bijvoorbeeld ook in hoe frequent onze klanten Teamleader gebruiken. Dat heeft niks te maken met de boekhouding, maar het zijn interessante gegevens om bij te houden.”

Terug naar alle referenties


Image

Contact


Kattendijkdok Oostkaai 11
+32(0)468 12 10 89
+32(0)473 67 67 73
© Copyright 2018 - Seefo Financial Consultancy - made by Kopstorm


Image

Contact


Kattendijkdok Oostkaai 11
+32(0)468 12 10 89
+32(0)473 67 67 73
© Copyright 2018 - Seefo
made by Kopstorm

Ga terug naar de referenties pagina
Referenties pagina
Ga terug naar de referenties pagina
Referenties pagina